En effet, selon une étude d’Accenture, plus de 60% des consommateurs sondés affirment être attirés par les entreprises qui s’engagent à améliorer l’environnement, et défendent les questions et causes sociétales et culturelles qui s’y rattachent, plutôt qu’y adhérer seulement pour la forme.

L’analyse des données, l’intelligence artificielle et les technologies numériques dans leur ensemble améliorent considérablement l’égalité d’accès à l’information et la transparence des entreprises. Plus fondamentalement, la transformation numérique réduit les impacts environnementaux négatifs tels que la consommation de ressources naturelles, la pollution et les déchets. Le bureau sans papier – c’est-à-dire, qui réduit massivement l’utilisation du papier dans les processus commerciaux – est l’un des exemples les plus tangibles de numérisation alliant effets positifs sur l’environnement et avantages majeurs en termes de performance commerciale.

Réduire l’impact de l’entreprise sur l’environnement, une responsabilité sociale

Les entreprises sont de plus en plus à emprunter cette voie. Les raisons sont multiples : le papier est coûteux et inefficace, et devient inutile à mesure que les technologies sans papier se démocratisent. En France, chaque année, c’est près de 11 millions de tonnes de papier qui sont consommées. En plus du coût environnemental (déforestation, CO2 émis par l’industrie du papier…), on estime qu’une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque année entre 10 000 et 25 000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel. Les impressions inutiles représenteraient un coût de 300 millions d’euros d’après une estimation réalisé par le Syndicat National des supports d’Image et d’Information

La fabrication du papier est également un facteur important de pollution de l’environnement. Elle produit des oxydes de soufre, des oxydes d’azote et du dioxyde de carbone, qui contribuent aux pluies acides, aux gaz à effet de serre et à la pollution de l’eau. Selon The World Counts, environ 26% des déchets déversés dans les sites d’enfouissement sont des papiers et cartons mis au rebut. En outre, lorsque le papier pourrit, il crée du méthane, qui est 25 fois plus toxique que le dioxyde de carbone.

Le bureau sans papier, source d’importants avantages commerciaux et financiers

Si le passage au zéro papier présente des avantages considérables aussi bien au niveau environnemental que commercial. Le papier est un bien immobilier coûteux. Le stocker prend de la place, d’autant que la consommation de papier d’une entreprise croît inexorablement au fur et à mesure des ans. Il n’est que trop facile d’accumuler des boîtes, des armoires, voire des pièces entières dédiées au stockage du papier.

Avec le sans papier, votre entreprise peut économiser de l’argent sur plusieurs niveaux. Elle deviendra beaucoup plus efficace en rationalisant et en accélérant les processus commerciaux essentiels. Les documents numériques sont plus faciles à gérer et beaucoup plus sécurisés que les documents papiers, qui sont plus faciles à perdre et à retrouver que les documents stockés sous forme numérique. On estime qu’un salarié de bureau type passe entre 30 et 40% de sa journée à chercher des documents imprimés, qui deviennent généralement obsolètes en quelques mois.

Qu’il s’agisse de convertir les documents papier existants en documents numériques dans le cadre d’efforts de numérisation à grande échelle ou d’utiliser le format PDF pour créer des formulaires et des contrats numériques qui accélèrent les interactions et le traitement des affaires, les possibilités sont nombreuses.

Comment effectuer une transition numérique ?

Pour passer au bureau sans papier, il est recommandé de commencer par un audit de tous les procédés commerciaux de l’entreprise, pour voir lesquels peuvent être remplacés par des processus numériques.

Par exemple, les formulaires, contrats, commandes, etc. sur papier peuvent être remplacés par des documents protégés à l’aide d’une technologie de signature électronique, qui est facile à utiliser et juridiquement valide. En remplaçant les documents de marketing et de vente imprimés par des documents numériques, l’on réduit considérablement la consommation de papier et les coûts d’impression, tout en facilitant la mise à jour et l’amélioration des documents, ainsi que l’accès et la visibilité de ces documents pour les publics clés via un site web.

Cette transition réduira accélérera et automatisera également les processus commerciaux sous-jacents, de la distribution aux partenaires, clients et collaborateurs pour les signatures au traitement, au stockage et à la récupération des documents commerciaux.

Clients, partenaires commerciaux et salariés apprécieront le passage au numérique, car il facilite les échanges avec l’entreprise, tout en étant plus respectueux de l’environnement

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